บทที่5 อินทราเน็ต เอ็กซ์ทราเน็ต และความร่วมมือระหว่างองค์กร

อินทราเน็ต (intranet) คือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบภายในองค์กร ใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต ในการใช้งานอินทราเน็ตจะต้องใช้โพรโทคอล IP เหมือนกับอินเทอร์เน็ต สามารถมีเว็บไซต์และใช้เว็บเบราว์เซอร์ได้เช่นกัน รวมถึงอีเมล ถ้าเราเชื่อมต่ออินทราเน็ตของเรากับอินเทอร์เน็ต เราก็สามารถใช้ได้ทั้ง อินเทอร์เน็ต และ อินทราเน็ต ไปพร้อม ๆ กัน แต่ในการใช้งานนั้นจะแตกต่างกันด้านความเร็ว ในการโหลดไฟล์ใหญ่ ๆ จากเว็บไซต์ในอินทราเน็ต จะรวดเร็วกว่าการโหลดจากอินเทอร์เน็ตมาก ดังนั้นประโยชน์ที่จะได้รับจากอินทราเน็ต สำหรับองค์กรหนึ่ง คือ สามารถใช้ความสามารถต่าง ๆ ที่มีอยู่ในอินเทอร์เน็ตได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เวลาที่มีการเชื่อมต่ออินทราเน็ตเข้ากับอินเทอร์เน็ต มักมีการติดตั้งไฟร์วอลล์สำหรับควบคุมการผ่านเข้าออกของข้อมูล ผู้ดูแลด้านความปลอดภัยในองค์กร สามารถควบคุมและจำกัดการใช้งานอินเทอร์เน็ตบางประเภท เช่น ไม่ให้เข้าไปยังเว็บไซต์ลามก หรือตรวจสอบว่าผู้ใช้รายไหนพยายามเข้าไปเว็บดังกล่าว เป็นต้น นอกเหนือจากนี้ ไฟล์วอลยังป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกจากอินเทอร์เน็ตเชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร นอกเหนือไปจากเซิร์ฟเวอร์สำหรับให้บริการซึ่งผู้บริหารเครือข่ายได้กำหนดไว้

การประยุกต์ใช้อินทราเน็ต  การประยุกต์ใช้อินทราเน็ตในปัจจุบันได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานที่หลากหลาย อาทิเช่น การจัดการเอกสารข้อมูล, การตีพิมพ์และกระจายข่าวสาร, การจองห้องและอุปกรณ์, ห้องสนทนาออนไลน์ (chat room), เว็บบอร์ด (web board), อัลบั้มรูป, การจัดการสมุดรายชื่อและข้อมูลการติดต่อ และอื่น ๆ อีกมากมาย โดยแนวโน้มการใช้งานของอินทราเน็ตในปัจจุบัน (พ.ศ. 2554) มีการดึงเอาเครือข่ายสังคม (social network) มาใช้เพื่อเชื่อมต่อและช่วยประสานการทำงานของบุคลากรภายในบริษัทหรือองค์กรที่ตั้งอยู่ห่างไกลกัน ไม่ว่าจะเป็นสาขาหรือสำนักงานในส่วนภูมิภาคให้ใกล้ชิดกันมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้พบว่าการนำเอาสังคมออนไลน์มาประยุกต์ใช้ในองค์กรได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากเทคโนโลยีในปัจจุบันสนับสนุนให้การทำงานของอินทราเน็ตเป็นมากกว่าเครือข่ายเฉพาะภายในองค์กรที่ใช้จัดเก็บเอกสารเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังสามารถดึงเอาแอปพลิเคชันต่าง ๆ เข้ามาใช้งานร่วมกับอินทราเน็ตได้เป็นอย่างดีอีกด้วย

   เอกซ์ทราเน็ต (Extranets) เป็นเครือข่ายกึ่งอินเทอร์เน็ตกึ่งอินทราเน็ต กล่าวคือ เอ็กซ์ทราเน็ตคือเครือข่ายที่เชื่อมต่อระหว่างอินทราเน็ตของสององค์กร ดังนั้นจะมีบางส่วนของเครือข่ายที่เป็นเจ้าของร่วมกันระหว่างสององค์กรหรือบริษัท การสร้างอินทราเน็ตจะไม่จำกัดด้วยเทคโนโลยี แต่จะยากตรงนโยบายที่เกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ทั้งสององค์กรจะต้องตกลงกัน เช่น องค์กรหนึ่งอาจจะอนุญาตให้ผู้ใช้ของอีกองค์กรหนึ่งล็อกอินเข้าระบบอินทราเน็ตของตัวเองหรือไม่ เป็นต้น การสร้างเอ็กซ์ทราเน็ตจะเน้นที่ระบบการรักษาความปลอดภัยข้อมูล รวมถึงการติดตั้งไฟร์วอลล์หรือระหว่างอินทราเน็ตและการเข้ารหัสข้อมูลและสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ นโยบายการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและการบังคับใช้ จากระบบอินทราเน็ตที่จำกัดขอบเขตการทำงานอยู่ภายในองค์กรแต่ละองค์ก็มีความพยายามที่จะขยายขอบเขตการใช้งานให้กว้างขวางขึ้นเป็นระบบเอกซ์ทราเน็ตตัวอย่างเช่นบริษัทที่ทำธุรกิจเกี่ยวเนื่องกันจะถูกเชื่อมโยงเข้าด้วยกันเพื่อให้สามารถติดต่อสื่อสารได้สะดวกความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรก็จะเป็นไปอย่างราบรื่นมีความรวดเร็วต่อเนื่องปัญหาเรื่องประสิทธิภาพในการประกอบธุรกิจไม่ได้ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรเพียงอย่างเดียวแต่จะขึ้นกับการสื่อสารกับองค์กรอื่นๆที่ทำธุรกิจด้วยดังนั้นถ้าสามารถนำระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยในกระบวนการเหล่านี้ได้เหมือนกับในระบบอินทราเน็ตก็จะทำให้ธุรกิจทั้งระบบมีประสิทธิภาพมากขึ้นก่อนนี้บริษัทต่างๆที่มีเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของตนเองต่างพยายามหาซอฟต์แวร์ช่วยในการทำงานและส่วนใหญ่จะใช้ซอฟต์แวร์ทีเขียนขึ้นมาเฉพาะกิจซึ่งต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายค่อนข้างมากที่สำคัญในการทำงานการปรับเปลี่ยนให้เข้ากับลักษณะงานที่เปลี่ยนไปจึงทำได้ยากและมีปัญหาในการเชื่อมโยงของข้อมูลข่าวสารกับบริษัทขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นบริษัทที่ใช้ระบบเครือข่ายซอฟต์แวร์ต่างกันแต่ถ้าเครือข่ายและซอฟต์แวร์สำหรับการติดต่อสื่อสาทั้งที่ใช้ภายในองค์กรและการติดต่อระหว่างองค์กรต่างก็เป็นเทคโนโลยีของระบบอินเทอร์เน็ตทั้งหมดการถ่ายเทหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารจึงทำได้ง่ายขึ้นลักษณะที่สำคัญของเอกซ์ทราเน็ต

 1.เอกซ์ทราเน็ตใช้มาตรฐานเดียวกับอินเทอร์เน็ตคือใช้โพรโตคอลทีซีพีไอพี

 2. เป็นเรือข่ายที่เชื่อมโยงกันระหว่างบริษัทลูกค้าและบริษัทอื่นๆที่มีจุดมุ่งหมายเดียวกัน

 3. มีลักษณะคล้ายกับอินเทอร์เน็ตที่มีการเปิดออกสู่โลกภายนอกมากขึ้นคล้ายกับอินเทอร์เน็ตมีผู้ทีเข้าถึงข้อมูลได้มากรื้นหรืออีกนัยหนึ่งจะสามารถมองว่าเป็นอินเทอร์เน็ตที่มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดีขึ้นก็ได้ ข้อกำหนดของเอกซ์ทราเน็ต การเชื่อมองธุรกิจหรือองค์กรที่มีโครงสร้างและระบบกาทำงานที่ต่างกันเป็นสิ่งท้าทายสำหรับการนำระบบเครือข่ายมาใช้ สิ่งสำคัญมีที่อยู่กับชนิดของธุรกิจหรือจำนวนขององค์กรที่เข้ารวมแต่มีปัจจัยอื่นที่จำเป็นสำหรับการเชื่อมโยงองค์กรเหล่านั้นเข้าด้วยกันดังนี้

• องค์กรและบุคคลที่จะมารวมอยู่ในระบบเดียวกันได้จะต้องใช้มาตรฐานเดียวกันเช่นระบบเวิลด์ไวด์เว็บ •ระบบใหม่จะต้องช่วยส่งเสริมกิจกรรมขององค์กรทังหมดที่เกี่ยวข้องเช่นช่วยลดเวลาที่ใช้ในกระบวนการตรวจสอบสินค้าการติดต่อสั่งซื้อสินค้าซึ่งจะช่วยลดปริมาณการสำรองสินค้าคงคลังได้การทำให้กิจกรรมที่แต่ละองค์กรทำอยู่ดำเนินไปได้ด้วยดีถือว่าเป็นความสำเร็จของระบบเอกซ์ทราเน็ตนอกจากจะรักษาสถานะภาพเดิมขององค์กรไว้ได้แล้วระบบจะต้องสามารถรองรับความเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้โดยไม่จำเป็นต้องทิ้งระบบเก่าทั้งหมดแต่นำสิ่งใหม่ๆ เช่นการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบสื่อสารมารวมเข้ากับระบบเดิม •ความสำเร็จของระบบจะขึ้นอยู่กับการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ด้วยโดยจะต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถพอที่จะสามารถใช้งานได้จริงไม่ใช่โปรแกรมทดลองหรือโปรแกรมที่เขียนโดยมือสมัครเล่นและที่ต้องรองรับการขยายตัวของระบบได้ซึ่งในขณะนี้ก็มีบริษัทหลายแห่งเริ่มสร้างดูแลระบบทำได้ง่ายขึ้น

ประโยชน์ของเอกซ์ทราเน็ต

1. ช่วยให้การทำงานผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพราะสามารถติดต่อกับสมาชิกเครือข่ายได้หลายรูปแบบทั้งการโต้ตอบการข่าวสารหรือการส่งโทรสาร

2.ทำให้ธุรกิจสามารถบริหารสินค้าคงคลังได้ดีขึ้นเนื่องจากมีการเชื่อมต่อเครือข่ายของบริษัทเข้ากับบริษัทคู่ค้าหรือบริษัทขายสินค้าโดยตรงเช่นผู้ค้าปลีกที่มีการติดต่อกับผู้ค้าส่งย่อมมีการตรวจสอบอยู่ตลอดเวลาว่าสินค้าตัวไหนขายดีเป็นการตัดปัญหาเรื่องสินค้าขายตลาดไปได้

3. ช่วยรักษาความสัมพันธ์ในแบบตัวต่อตัวกับลูกค้าโดยจะลดเวลาและต้นทุนที่ใช้ในกระบวนกาติดต่อลูกค้าหรือให้บริการลูกค้าลดลงตัวอย่างเช่นบริษัทสามารถเสนอข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวสินค้าและบริการไปยังลูกค้าได้ง่ายขึ้น

4. สามารถสร้างกลุ่มข่าวสารส่วนบุคคล (Private Newsgroup) ที่เป็นแหล่งที่ให้ธุรกิจทีรวมกลุ่มกันนั้นแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและประสบการณ์ร่วมกัน

5. สามารถจัดฝึกอบรมให้แก่พนักงานรมกันภายในกลุ่มโดยผ่านทางเอกซ์ทราเน็ตสามารถให้บริการหรือขายสินค้าเฉพาะลูกค้าที่เป็นสมาชิกท่านั้น

ระบบความร่วมมือองค์กร

เป้าหมายของระบบความร่วมมือองค์กร คือ การสามารถทำงานร่วมกันที่ง่ายขึ้นมีประสิทธิภาพขึ้น ดังนี้ การติดต่อสื่อสาร แบ่งปันสารสนเทศกับผู้อื่นการประสานงาน ประสานความพยายามในเรื่องงานของแต่ละบุคคลและการใช้ทรัพยากรร่วมกันความร่วมมือ ทำงานร่วมกันในโครงการร่วมและงานที่ได้รับมอบหมาย

ส่วนประกอบของระบบความร่วมมือองค์กร

เป็นระบบสารสนเทศ ดังนั้น จึงใช้ทรัพยากรฮาร์ดแวร์ ซอฟแวร์ ข้อมูลและครือข่าย เพื่อนสนับสนุนการติดต่อสื่อสาร การประสานงาน และความร่วมมือระหว่างสมาของทีมกรุ๊ปแวร์สำหรับความร่วมมือองค์กร กรุ๊ปแวร์ หมายถึง ซอฟต์แวร์ที่ทำให้ผู้ใช้หลายคนใช้สารสนเทศร่วมกันกับผู้อื่นและทำงานร่วมกันในหลายๆโครงการ โดยมีผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกัน โปรแกรมการจัดการติดต่อบนเครือข่ายสำเร็จรูปและไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ไปจนถึงโปรแกรมการใช้เอกสารร่วมกัน

เครื่องมือการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  เป็นวิธีที่สะดวกและรวดเร็วในการติดต่อสื่อสารและสร้างความสัมพันธ์กับผู้อื่น
ในธุรกิจโทรศัพท์อินเทอร์เน็ตและโทรสาร เป็นเครื่องมือที่ต้นทุนต่ำและใกล้ที่จะเป็นสื่อสารสากลช่วยในการส่ง
โทรสาร รับไปรษณีย์เสียง และนำสู้การสนทนาสองทางงานสิ่งพิมพ์บนเว็บ เป็นเครื่องมือการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญสำหรับความร่วมมือองค์กร ได้แก่ ซอฟต์แวร์โปรแกรมประยุกต์

เครื่องมือการประชุมอิเล็กทรอนิกส์

ช่วยให้ผู้ใช้ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์แบ่งปันสารสนเทศทำงานร่วมกันที่ได้รับหมอบหมาย ไม่ว่าจะอยู่ในสถานที่ใดก็ตามการประชุมข้อมูล ผู้ใช้ที่เครื่องลูกข่าย สามารถเรียกดูแก้ไข ปรับปรุง บันทึกการแก้ไขลงที่กระดาษสีขาว เอกสาร และสิ่งอื่นๆ ที่ใช้ร่วมกันการประชุมเสียง การสนทนาทางโทรศัพท์ร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนร่วมผ่านทางโทรศัพท์หรือเครื่องลูกข่ายด้วยซอฟต์แวร์โทรศัพท์อินเทอร์เน็ตการประชุมทางวีดีทัศน์ แบบทันทีและการประชุมทางไกลโดยเสียง ระหว่างผู้ใช้ที่เครื่องลูกข่ายหรือระหว่างผู้มีส่วนร่วมในห้องประชุมที่ต่างสถาบันกัน รวมการใช้กระดาษสีขาวและการแบ่งปันเอกสารกลุ่มหรือชุมชนสนทนา เตรียมระบบสารสนเทศเครือข่ายคอมพิวเตอร์เพื่อกระตุ้นและจัดการสนทนข้อความแบบออนไลน์ในช่วงเวลาหนึ่งระหว่างสมาชิกกลุ่มที่มีความสนใจพิเศษหรือทีมโครงการระบบพูดคุย การทำให้ผู้ใช้สองคนหรือมากกว่าบนเครื่องลูกข่ายสามารถสนทนาข้อความแบบออนไลน์ได้แบบทันทีระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์การใช้ห้องประชุมกับเครื่องลูกข่ายโดยเครื่องฉายภาพจอภาพขนาดใหญ่และซอฟต์แวร์ EMS เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสาร การให้ความร่วมมือและการตัดสินใจของกลุ่มในระหว่างการประชุมทางธุรกิจ

เครื่องมือการจัดการงานที่ทำร่วมกัน

   ช่วยให้คนทำงานได้สำเร็จหรือจัดการกิจกรรมที่ทำงานร่วมกัน ปฎิทินและกำหนดการ การใช้ปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์และคุณสมบัติอื่นของกรุ๊ปแวร์เพื่อทำกำหนดการ บอกกล่าว หรือเตือนอัตโนมัติแก่สมาชิกเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของทีมและกลุ่มร่วมงานของการประชุม การนัดหมายและเหตุการณ์อื่นๆ งานและการจัดการโครงการ จัดการทีมและกลุ่มร่วมงานโครงการด้วยกำหนดการ การติดตามและทำแผนภูมิสถานะความสำเร็จของงานภายใต้โครงการระบบกระแสงาน ช่วยให้คนงานที่มีความรู้เครือข่ายร่วมมือเพื่อทำงานให้สำเร็จและจัดการการไหลของงานที่มีโครงสร้างและการประมวลผลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในกระบวนการทางธุรกิจการจัดการความรู้ จัดระเบียบและแบ่งปันแบบฟอร์มของสารสนเทศทางธุรกิจที่สร้างภายในองค์กร รวมทั้งการจัดการโครงการและห้องสมุดเอกสารองค์กร ฐานข้อมูลการสนทนา ฐานข้อมูลเว็บไซท์สื่อหลายมิติ และฐานความรู้ประเภทอื่นๆ